Pre-Employment Screenings: Familie und Unternehmen schützen

Pre-Employment Screenings helfen, Risiken wie Interessenskonflikte oder unzuverlässiges Verhalten neuer Mitarbeitender frühzeitig zu erkennen. Besonders für vermögende Privatpersonen und CEOs sind solche Prüfungen essenziell, da Gefahren oft aus dem direkten Umfeld kommen. Methoden wie Open-Source-Intelligence ergänzen Vorstellungsgespräche und Unterlagenprüfung sinnvoll, wobei rechtliche Vorgaben im Arbeits- und Datenschutz stets zu beachten sind. Dieser Beitrag zeigt, wie Screenings Risiken minimieren und die Auswahl für vertrauensvolle Positionen verbessern können.

1. Nutzen von Pre-Employment Screenings

Vermögende Privatpersonen, Unternehmer, CEOs und ihre Familien sind zahlreichen Risiken für die eigene Person und ihr Unternehmen ausgesetzt, sei es durch die Gefahr von Entführung, Erpressung oder unliebsame Presseberichterstattung. Oft geht die Gefahr von Personen in unmittelbarer Nähe aus. Dazu gehören etwa Mitarbeitende im Haushalt oder im eigenen Unternehmen, die detaillierte Kenntnisse über die Familien- und Vermögensverhältnisse haben.

Im Bewerberprozess geht es daher nicht nur darum, die besten Talente zu finden, auch die Verlässlichkeit und Integrität neuer Mitarbeitender spielen eine entscheidende Rolle. Um potenzielle Risiken zu vermeiden und sicherzustellen, dass Bewerberinnen und Bewerber tatsächlich zum Arbeitgeber passen, kann es ratsam sein, sogenannte „Pre-Employment Screenings“ durchzuführen. Sie dienen der Überprüfung der Identität, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit.

So können beispielsweise außerhalb des Gesprächs öffentlich zugängliche Daten mithilfe von Techniken der Open-Source-Intelligence (O-SINT) im rechtlich zulässigen Rahmen ausgewertet werden und ermöglichen hierdurch tiefergehende Einblicke in die Kompetenz und Zuverlässigkeit potenzieller Angestellter. Dabei geht es nicht nur darum, Qualifikationen zu überprüfen, sondern auch Risiken zu minimieren, etwa um Interessenskonflikte, reputationsschädigendes Verhalten oder extremistische Ansichten frühzeitig zu identifizieren.

2. Rechtliche Rahmenbedingungen von Pre-Employment Screening

2.1 Arbeitsrechtliche Vorgaben

Grundsätzlich kann jeder frei entscheiden, ob und mit wem ein Arbeitsvertrag geschlossen wird. Bei der Auswahl von Bewerberinnen und Bewerbern stehen verschiedene Mittel zur Verfügung, um die geeignetste und zuverlässigste Person zu finden. Allerdings wird das Interesse des Arbeitgebers, möglichst viele Informationen über Bewerberinnen und Bewerber zu erhalten, durch das allgemeine Persönlichkeitsrecht der Betroffenen eingeschränkt.

Es ist stets eine Abwägung notwendig: Auf der einen Seite steht das Recht der Bewerberinnen und Bewerber auf Schutz ihrer Privat- und Intimsphäre, auf der anderen das berechtigte Interesse des Arbeitgebers, Risiken im Arbeitsverhältnis zu minimieren. Fragen des Arbeitgebers oder verdeckte Background-Checks sind nur erlaubt, wenn sie in Bezug auf die Tätigkeit und den Arbeitsplatz ein berechtigtes Interesse rechtfertigen.

Zulässig sind in der Regel Fragen zu arbeitsplatzbezogenen Voraussetzungen wie Qualifikationen oder beruflichem Werdegang. Falsche Angaben können hier unter Umständen eine (außerordentliche) Kündigung oder Schadensersatzforderungen rechtfertigen. Werden jedoch unzulässige Fragen gestellt, dürfen Bewerberinnen und Bewerber diese wissentlich falsch beantworten.

2.2 Datenschutzrechtliche Vorgaben

Neben arbeitsrechtlichen sind auch datenschutzrechtliche Vorgaben zu berücksichtigen, da Pre-Employment Screenings wesentlich auf der Verarbeitung personenbezogener Daten basieren. Eine solche Verarbeitung liegt bereits in jeder Erhebung, Speicherung und anderweitigen Verwendung von Daten vor, die sich auf die Bewerberin bzw. den Bewerber beziehen. Maßgeblich sind hier in erster Linie die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Verarbeitungen personenbezogener Daten sind insbesondere erlaubt, wenn

• überwiegende berechtigte Interessen des Arbeitgebers vorliegen,
• die Erhebung zur Begründung des Arbeitsvertrags erforderlich ist, oder
• die Einwilligung der Bewerberin bzw. des Bewerbers vorliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. a, b, f DSGVO).

Dabei ist anerkannt, dass Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse haben, möglichst aussagekräftige und aktuelle Informationen über zukünftige Mitarbeitende zu erhalten, um die Eignung für die entsprechende Tätigkeit einschätzen zu können. Ob ein berechtigtes Interesse für die Datenverarbeitung besteht, wird im Einzelfall durch eine Abwägung entschieden: Dabei werden die Rechte und Freiheiten von Bewerbern den konkreten Umständen und dem Interesse des Arbeitgebers gegenübergestellt. Wie auch im Arbeitsrecht gilt, dass das einstellende Unternehmen nur solche Bewerberinformationen verwenden darf, die einen konkreten Stellenbezug haben und geeignet sind, entsprechende Rückschlüsse auf die Eignung der jeweiligen Bewerberin bzw. des jeweiligen Bewerbers zu ziehen.

Unter welchen Voraussetzungen einstellende Unternehmen Einwilligungen im Beschäftigungskontext – gerade in einer Bewerbungssituation – wirksam einholen können, wird kontrovers beurteilt. Teilweise werden solche Einwilligungen als unwirksam betrachtet, da das Machtgefälle zwischen Unternehmen und Bewerbern wohl zu keiner gänzlich freiwilligen Einwilligung führen kann. Daher sollte die Informationseinholung – soweit wie möglich – auch einwilligungsunabhängig zulässig sein.

Das einstellende Unternehmen ist verpflichtet, Bewerber über die Datenverarbeitung im Rahmen des Pre-Employment Screenings zu informieren. Dieser Pflicht kann das einstellende Unternehmen dadurch nachkommen, indem es Bewerberdatenschutzhinweise bereitstellt, auf die Bewerberinnen und Bewerber etwa über einen Link in der Stellenanzeige zugreifen können.

3. Zulässige Background-Checks

3.1 Offenbarungspflichten eines Bewerbers bzw. Bewerberin

Um die Zuverlässigkeit und Integrität einer Bewerberin bzw. eines Bewerbers vor der Anstellung zu überprüfen, bietet zunächst das Vorstellungsgespräch eine geeignete Plattform. Hierbei bestehen ohnehin Auskunftspflichten, entweder auf entsprechende Frage des Arbeitgebers oder ausnahmsweise auch unaufgefordert. Dies ist der Fall, wenn die Eignung für den Arbeitsplatz von ausschlaggebender Bedeutung ist.

So müssen Bewerberinnen und Bewerber beispielsweise offenbaren, sofern sie in naher Zukunft eine Haftstrafe antreten und ein ordnungsgemäßer Dienstantritt nicht möglich ist. Erkrankungen müssen nur dann offenbart werden, wenn aufgrund der Schwere oder aufgrund von Ansteckungsgefahr die Aufnahme und Durchführung der Tätigkeit unmöglich ist.

Schwangerschaften und Gewerkschaftszugehörigkeiten müssen nicht offengelegt werden. Eine Schwerbehinderung darf ebenfalls verschwiegen werden, sofern sie die Bewerberin bzw. den Bewerber nicht an der Ausübung der Aufgaben hindert.

3.2 Bewerbungsunterlagen

Bewerbungsunterlagen werden von der Bewerberin bzw. vom Bewerber freiwillig zur Verfügung gestellt und dürfen daher selbstverständlich durchgesehen werden. Gleichfalls dürfen Rückfragen zur Verifizierung der darin enthaltenen Angaben im o. g. Umfang gestellt werden. Arbeits- oder datenschutzrechtlich bestehen keine Bedenken.

3.3 Fragerecht des Arbeitgebers

Bewerberinnen und Bewerber müssen wahrheitsgemäß auf Fragen antworten, die einen ausreichenden Bezug zur Arbeitsstelle haben und an denen der Arbeitgeber daher ein berechtigtes Interesse hat. Welche Fragen zulässig sind, ist im Einzelfall zu beantworten.

Gerade bei einer Tätigkeit in hochsensiblen Bereichen, die unmittelbaren Zugang zur Familie z. B. als Haushaltskraft, Kinderbetreuung, Chauffeur und/oder bedeutenden Vermögenswerten im Haushalt oder Unternehmen gewähren, können die Fragen sehr weitgehend sein. So können Bewerberinnen und Bewerbern, die im direkten privaten Umfeld einer vermögenden Person tätig werden, auf etwaige Vermögensvorstrafen angesprochen werden. Soll beispielsweise ein Chauffeur eingestellt werden, besteht ein berechtigtes Interesse daran, dass bislang keine Verkehrsdelikte begangen wurden.

Fragen im Zusammenhang mit religiösen und politischen Ansichten sind mit äußerster Vorsicht zu genießen und bedürfen im Vorfeld einer besonderen Einzelfallprüfung im Hinblick auf die zu besetzende Stelle. So dürfen unzulässige Fragen in diesem Zusammenhang von der Bewerberin bzw. dem Bewerber nicht nur wissentlich falsch beantwortet werden, vielmehr droht unter Umständen bei entsprechender Veröffentlichung ein Reputationsschaden für den einstellenden Arbeitgeber oder gar ein Schadensersatzanspruch aufgrund von Diskriminierungsvorwürfen.

3.4 Öffentlich zugängliche Daten

Pre-Employment Screenings beginnen meist mit der Auswertung von Suchergebnissen über die Bewerberin oder den Bewerber in klassischen Suchmaschinen. Ob und inwiefern die Suchergebnisse Gegenstand eines Background-Checks sein können, bedarf einer differenzierten Betrachtung: Grundsätzlich kommt es auf den Kontext der Veröffentlichung entsprechender Informationen an.

So können Suchergebnisse genutzt werden, um Angaben im Lebenslauf oder in den übrigen Bewerbungsunterlagen zu verifiziert. Dazu können Informationen zu Vereinsmitgliedschaften oder zum aktuellen Arbeitgeber gehören. Auch Artikel in Fachmedien können frühere Projekte der Bewerberin bzw. des Bewerbers nachweisen und sind in der Regel, da im beruflichen Kontext veröffentlicht, im Rahmen von Pre-Employment Screenings nutzbar.

Berufliche Netzwerke wie LinkedIn oder Xing ermöglichen, Lebensläufe und Empfehlungen zu überprüfen. Zusätzlich können Details wie Weiterbildungen oder Kontakte enthalten sein. Ist im LinkedIn-Profil etwa eine Ausbildung aufgeführt, die im eingereichten Lebenslauf fehlt, können dies nützliche Informationen für das Anstellungsvorhaben sein. Gleichzeitig kann dies ein Hinweis sein, dass Angaben im eingereichten Lebenslauf bewusst unvollständig sind und ggf. weitere Lücken bestehen könnten. Des Weiteren können über Kommentare und Reaktionen erste Einblicke in das Verhalten und den Charakter der Bewerberin bzw. des Bewerbers im beruflichen Kontext erhalten werden.

Private Netzwerke wie Facebook, Instagram oder X können Einblicke in das Privatleben sowie politische und religiöse Ansichten geben. So vermitteln bereits die Unterstützung rechtsextremer Beiträge bis hin zum „Folgen“ von radikalen Vereinigungen einen ersten Eindruck. Da die hier gemachten Angaben allerdings nicht im beruflichen Kontext erfolgen, ist die Nutzung insbesondere aufgrund der bislang bestehenden restriktiven Rechtsprechung der Arbeitsgerichte grundsätzlich als unzulässig anzusehen. Lediglich in besonderen Ausnahmefällen wird man eine Nutzung rechtfertigen können. Darüber hinaus beschränken freizeitorientierte Netzwerke den Zugang oftmals auf private Zwecke und verbieten in der Regel in ihren Nutzungsbedingungen oder Allgemeinen Geschäftsbedingungen entsprechende Recherchen.

Je nach Berufsfeld können auch Plattformen wie GitHub (IT-Entwickler), Behance (kreative Berufsgruppen) oder Flickr (Fotografen) wertvolle Einblicke in Fähigkeiten und Interessen liefern. Z. B. zeigt ein GitHub-Profil eines Entwicklers Projekte, die nicht nur Fachwissen in jobrelevanten Programmiersprachen belegen können, sondern auch Innovationsfreude. Gleichzeitig können Beiträge zu Konkurrenzprodukten Fragen zur Loyalität der Bewerberin bzw. des Bewerbers aufwerfen. Recherchen auf entsprechenden Plattformen sind arbeitsrechtlich zulässig, da dort veröffentlichte Profile im beruflichen Kontext erstellt wurden.

Auch offizielle Quellen wie das Handelsregister können bei der Entscheidungsfindung hinzugezogen werden, um mögliche Interessenskonflikte aufzudecken. So kann hierüber beispielsweise aufgedeckt werden, falls ein Bewerber, der bisher auf keine Nebentätigkeiten verwiesen hat, Geschäftsführer eines Startups ist.

3.5 Überprüfung von Referenzen und Echtheit von Dokumenten

Neben der Onlinerecherche kann der Arbeitgeber von Bewerberinnen und Bewerbern die Vorlage der Originale verlangen, um Referenzen auf ihre Echtheit zu überprüfen. Ob er außerdem frühere Arbeitgeber zur Überprüfung kontaktieren darf, ist rechtlich umstritten und sollte für jeden Einzelfall anhand der konkreten Umstände bewertet werden.

Datenschutzrechtlich lassen sich solche Verarbeitungen personenbezogener Daten auf die berechtigten Interessen des einstellenden Unternehmens stützen, die Informationen und Dokumente zu verifizieren, die die Bewerberin bzw. der Bewerber zum Nachweis der Eignung für die entsprechende Tätigkeit vorgelegt hat (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Sowohl arbeits- als auch datenschutzrechtlich unzulässig ist es, wenn Unternehmen Dokumente einfordern, die für die konkrete Tätigkeit keine hinreichende Relevanz haben. So ist es z. B. unzulässig, eine SCHUFA-Auskunft zu verlangen, da die Zahlungsfähigkeit der Bewerberin bzw. des Bewerbers für die Begründung und Durchführung des Arbeitsverhältnisses meist von untergeordneter Relevanz ist. Geht es um die Übernahme einer Tätigkeit mit finanzieller Verantwortung, kann die Bewertung hierzu unter Umständen anders ausfallen.

3.6 Abgleich mit staatlichen Sanktionslisten

Von besonderer Bedeutung im Zusammenhang mit Pre-Employment Screenings ist schließlich der Abgleich des Namens der Bewerberin bzw. des Bewerbers mit staatlichen Sanktionslisten, die spätestens seit Beginn des Ukraine-Kriegs vermehrt ins öffentliche Bewusstsein gerückt sind. Steht eine Person auf einer Sanktionsliste der EU, der UN oder eines Drittstaats (von besonderer Bedeutung sind hier US-Sanktionslisten), dürfen Unternehmen dieser Person insbesondere keine finanziellen Mittel und damit auch keine Gehaltszahlungen zuwenden (Bereitstellungsverbot). Ein Verstoß gegen das Bereitstellungsverbot kann mit Geld- oder Freiheitsstrafe sowie einem Bußgeld geahndet werden. Ein Abgleich mit aktuellen Sanktionslisten empfiehlt sich daher nicht nur vor Einstellung einer Bewerberin oder eines Bewerbers, sondern auch in regelmäßigen Abständen während des Anstellungsverhältnisses.

Datenschutzrechtlich ist der Abgleich des Namens des mit staatlichen Sanktionslisten in aller Regel zulässig. Die Rechtsgrundlagen unterscheiden sich, je nachdem, ob das Screening im Hinblick auf eine europäische Sanktionsliste oder drittstaatliche Sanktionslisten erfolgen. Screenings, die auf die Überprüfung abzielen, ob die jeweilige Bewerberin bzw. der jeweilige Bewerber auf einer EU- oder UN-Sanktionsliste steht, sind regelmäßig bereits nach Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. c DSGVO zulässig. Die Vorschrift erlaubt die Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit diese zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, denen der Verantwortliche unterliegt, erforderlich sind.

Insbesondere in der EU ansässige Unternehmen sind verpflichtet, die EU- und UN-Sanktionslisten zu beachten. Dieser Pflicht können sie nur nachkommen, wenn sie ein entsprechendes Screening durchführen. Screenings durch nicht zur Beachtung der EU- oder UN-Sanktionslisten verpflichtete Arbeitgeber oder zum Abgleich der Bewerberinnen und Bewerber mit von Drittländern erlassenen Sanktionslisten (insbesondere US-Listen), können nicht auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO gestützt werden, da die Norm nur rechtliche Verpflichtungen nach europäischem Recht abdeckt. In Betracht kommt jedoch eine Zulässigkeit auf der Basis einer Interessenabwägung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Hier dürfte die Interessenabwägung oft zugunsten des Arbeitgebers ausfallen: Gerade international vernetzte Unternehmen haben ein ganz erhebliches Interesse daran, Sanktionslisten-Screenings durchzuführen, um Bußgelder und andere Sanktionen zu vermeiden.

Die Beeinträchtigungen einzelner Personen, z. B. durch eine falsche Verdächtigung im Einzelfall, lassen sich durch geeignete Maßnahmen wie eine manuelle Prüfung im Fall eines Treffers erheblich reduzieren.

Dieser Beitrag ist in Zusammenarbeit mit EPP equity protection partners (epp GmbH) entstanden, ein führender Spezialist für digitale Sichtbarkeits-, Schwachstellen- und Risikoanalyse.

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