Organisation und Pflichten von Gesellschaftsorganen in der Corona-Krise

(Stand: 3. April 2020)

Mittelständler wie Großkonzerne stellt die Corona-Krise gleichermaßen vor gewaltige Herausforderungen: Die Gesellschaft und ihre Gremien müssen handlungsfähig bleiben, und trotz Erleichterungen durch staatliche Maßnahmenpakete bleiben Geschäftsführer und Vorstände wie auch Aufsichtsräte verpflichtet, wirtschaftlichen Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Der nachfolgende Überblick benennt die wichtigsten organisatorischen und inhaltlichen Regeln für Organe von Kapitalgesellschaften in der Corona-Krise.

1. Sicherstellung der Beschlussfähigkeit von Organen

Präsenztreffen von Organen sind momentan vielfach nicht möglich. Zum einen gibt es interne Maßnahmen, die ergriffen werden können, um die Beschlussfähigkeit zu erhalten, zum anderen hat der Gesetzgeber durch das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht in gewissen Bereichen für Abhilfe gesorgt.

Geschäftsführung einer GmbH / Vorstand einer AG

Für die Organisation von Vertretungsorganen gibt es keine gesetzlichen Änderungen.

Sieht die Geschäftsordnung des Vorstands/der Geschäftsführung bislang keine Beschlussfassung im telefonischen oder schriftlichem Weg vor, sollte die Geschäftsordnung entsprechend ergänzt werden. Die Umsetzbarkeit hängt davon ab, wer nach Satzung oder Geschäftsordnung zur Änderung befugt ist.

Es gelten darüber hinaus die üblichen Sicherheitsvorkehrungen:

• Bei Bedarf sollten weitere Vollmachten an Mitarbeiter zum Erhalt der Handlungsfähigkeit erteilt werden. Zur Sicherheit empfiehlt sich die notarielle Beurkundung sowie eine zeitliche Befristung.
• Sofern beim Handelsregister anzumeldende Beschlüsse zu fassen sind, ist mit einzuplanen, dass Bearbeitungszeiten beim Handelsregister sich momentan verlängern.
• Direkte Treffen aller Vorstandsmitglieder/Geschäftsführer sollten, sofern möglich, vermieden werden, um eine Ansteckung untereinander zu vermeiden.

Gesellschafterversammlung einer GmbH

Viele Satzungen von GmbHs sehen bereits die Beschlussfassung in der Gesellschafterversammlung in einer Telefon- oder Videokonferenz vor. Ist das nicht der Fall, ist grundsätzlich eine Änderung anzudenken. Diese Satzungsänderung muss aber beurkundet und im Handelsregister eingetragen werden – beides aktuell nur erschwert möglich.

Es bleibt die Möglichkeit der Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren. Eine solche bedarf nach der neuen gesetzlichen Regelung nicht mehr des Einverständnisses sämtlicher Gesellschafter. Es reicht die Mitwirkung der erforderlichen Mehrheit der Gesellschafter aus. Allen Gesellschaftern sollte eine angemessene Frist zur Stimmabgabe gesetzt werden.

Diese gesetzliche Erleichterung gilt nicht für notariell zu beurkundende Beschlüsse.

Hauptversammlung einer AG

Die umfangreichsten gesetzlichen Änderungen betreffen die Hauptversammlung. Diese kann unter bestimmten Voraussetzungen nun auch als "virtuelle Hauptversammlung" stattfinden.

Sie muss auch nicht mehr innerhalb von acht Monaten nach dem Ende des Geschäftsjahres stattfinden, sondern bis spätestens zum 31. Dezember 2020. Wegen vielen vermutlich nun verzögert stattfindender Hauptversammlungen besteht die Möglichkeit einer – begrenzten – Abschlagszahlung auf die Dividende auch ohne entsprechende Satzungsermächtigung.  

Aufsichtsrat / Beirat

Die Entscheidung des Vorstands über die Nutzung der gesetzlichen Erleichterungen zur Hauptversammlung bedarf der Zustimmung des Aufsichtsrats der AG. Diesen Zustimmungsbeschluss kann der Aufsichtsrat telefonisch oder schriftlich erteilen, auch wenn dies weder in Satzung oder Geschäftsordnung bestimmt ist noch alle Mitglieder mit dem Verfahren einverstanden sind.

Für Aufsichtsräte in AG oder GmbH und Beiräte in der GmbH gibt es darüber hinaus keine gesetzlichen Änderungen. Hier gilt es wieder, die Geschäftsordnung zu prüfen und anzupassen, sofern bislang nicht dir Möglichkeit der schriftlichen oder telefonischen Stimmabgabe vorgesehen ist.

2. Organpflichten in der Krise

Spricht man von "Organpflichten in der Krise" ist in der juristischen Literatur gemeinhin nicht eine allgemeine Krise wie die Corona-Krise, sondern eine Situation gemeint, in der die Gesellschaft zu marktüblichen Bedingungen kein Fremdkapital mehr erlangen kann. Eine solche "Liquiditätskrise" bildet die Vorstufe zur Insolvenz.

Allerdings kann die Corona-Krise schnell zu einer Liquiditätskrise führen. Daher erscheint es sinnvoll, bereits in der allgemeinen Corona-Krise vor Augen zu haben, welche zusätzlichen Pflichten die Organe nach und nach im Rahmen einer krisenhaften Entwicklung treffen.

Geschäftsführung einer GmbH / Vorstand einer AG

Die aktuelle Corona-Krise ändert grundsätzlich nichts am Pflichtenumfang von Vorstand oder Geschäftsführung. Es gelten weiterhin die allgemeinen Regeln zu Rechten, Pflichten und anzuwendendem Sorgfaltsmaßstab.

Es sind die folgenden allgemeinen Pflichten hervorzuheben:

• Pflicht zur Installation eines Überwachungssystems zur Früherkennung von bestandsgefährdenden Entwicklungen (gesetzlich normiert für Vorstände, trifft in auf Unternehmensgröße angepasster Form aber auch den GmbH-Geschäftsführer).
• Vermögensschutzpflicht der Leitungsorgane (Erhalt des Stamm- bzw. Grundkapitals, Vorsicht bei Gesellschafterdarlehen und Cash-Pools).
• Verantwortlichkeit für die Gesundheit der Mitarbeiter (Schutz vor COVID-19 durch Hygienemaßnahmen, Tracking von Verdachts- und Krankheitsfällen, Home Office).

In der Corona-Krise sind ergänzend die folgenden "ersten Krisenpflichten" zu beachten:

• Allgemeine Pflicht der Leitungsorgane, die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft laufend zu überwachen.
• Bei Anzeichen einer Krise (i) Aufstellung eines Vermögensstatus zum Zwecke eines Überblicks über die Vermögensverhältnisse der Gesellschaft und (ii) Erstellung eines allgemeinen Sanierungskonzepts.

Steuert das Unternehmen in die Krise, sind folgende Sofortmaßnahmen zur Stabilisierung zu ergreifen:

• Organisatorisch sind Berichts- und Entscheidungswege zu verkürzen, die Dokumentation und Kommunikation während der Krisenbewältigung festzulegen und ein Informationssystem einzurichten, das sicherstellt, dass alle zur Einschätzung der wirtschaftlichen Lage notwendigen Informationen die Leitungsorgane erreichen.
• Finanzwirtschaftlich sind neben üblichen Maßnahmen zur Liquiditätssteuerung (z.B. Investitionsstopp, Beschleunigung der Fakturierung, Forderungsverkauf) insbesondere die in der Corona-Krise zuletzt geschaffenen gesetzlichen Erleichterungen auf Nutzbarmachung prüfen:

- Ausgleich sinkender Umsätze durch Ausschöpfen von Fördermitteln

- Kostenreduktion durch Kurzarbeit; Überprüfung von Zahlungspflichten in Verträgen (Stundung/Aussetzung von Mieten, Überprüfung von Lieferantenbeziehungen); Steuerstundung oder Anpassung von Steuervorauszahlungen.

Weitere Auswirkungen der Corona-Krise / einer sich evtl. anschließenden Liquiditätskrise:

• Je nach Schweregrad der Krise Aufhebung der Ressortverteilung und somit Gesamtverantwortlichkeit aller Geschäftsführer. Die Pflicht zur Überwachung der finanziellen Lage der Gesellschaft wird bei krisenhafter Zuspitzung unabhängig von der konkreten Ressortverantwortlichkeit bejaht.
• Zurückfallen von Aufgaben, die unter gewöhnlichen Bedingungen delegierbar sind, in die originäre Zuständigkeit der Geschäftsleitung
• Empfehlenswert sind zudem kürzere Reportingabstände zur Einbindung der anderen Organe (siehe unten).

Hauptversammlung / Gesellschafterversammlung

Für Hauptversammlung oder Gesellschafterversammlung gelten keine besonderen Pflichten in der Corona-Krise. Die Gesellschafterversammlung bzw. Hauptversammlung ist durch die Leitungsorgane jedoch spätestens einzuberufen, wenn die Hälfte des Stamm- bzw. Grundkapitals verloren ist. Dies soll die Eigentümer in die Lage versetzen, eine Sanierung einzuleiten. Der Zeitpunkt wird aber regelmäßig zu spät sein, um Sanierungsmaßnahmen zu ergreifen.

Zumindest in der GmbH mit dem typischerweise kleineren Gesellschafterkreis empfiehlt sich daher die Einberufung einer Gesellschafterversammlung schon zu einem früheren Zeitpunkt. Die Gesellschafterversammlung ist nämlich auch dann einzuberufen, wenn eine Krise besteht oder es das Wohl der Gesellschaft erfordert.

Aufsichtsrat / Beirat

Bereits in der derzeitigen Corona-Krise hat der Aufsichtsrat gesteigerte Überwachungspflichten. Die Überwachung wandelt sich dabei – je nach Auswirkungen auf das Unternehmen – schrittweise von einer begleitenden in eine unterstützende bis hin zu einer gestaltenden Überwachung.

In Ausnahmesituationen wie der Corona-Krise reicht die periodische Information für den Aufsichtsrat nicht aus. Die Informationsordnung, oder bei deren Fehlen die diesbezügliche Abstimmung zwischen dem Vorstand und dem Aufsichtsratsvorsitzenden, muss eine unverzügliche Berichterstattung für Sonder- und Eilfälle vorsehen.

Empfehlenswert ist in Krisenzeiten eine mündliche Vorab-Berichterstattung vorzunehmen und einen detaillierten schriftlichen Bericht nachzureichen. So wird die notwendige Schnelligkeit sichergestellt. In der elektronischen Kommunikation sind die Sicherheitsstandards einzuhalten. Besonders in der Krise kommt der Vertraulichkeit eine besondere Bedeutung zu.

Bei großen Aufsichtsräten bietet sich die Einrichtung von ad-hoc Ausschüssen zur schnelleren Reaktion an.

Eine allgemein gesteigerte Überwachungspflicht in Krisenzeiten besteht auch für den fakultativen Aufsichtsrat (Beirat). Die Intensität der Überwachung der Geschäftsführung hat aber nicht in dem Maße zuzunehmen wie beim Aufsichtsrat der AG.

Zurück zur Übersicht