Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz: Fragebogen zur Berichtspflicht veröffentlicht

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) hat nach der kürzlich veröffentlichten Handreichung zur Risikoanalyse nun kurz vor Inkrafttreten des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) einen umfangreichen Fragenkatalog veröffentlicht. Anhand dessen können betroffene Unternehmen ihren Berichtspflichten nach § 10 Abs. 2 des LkSG nachkommen.

Geplant ist, eine auf diesen Fragen basierende Online-Eingabemaske für Unternehmen ab dem Frühjahr 2023 bereitzustellen. Die Nutzung dieser Online-Eingabemaske wird nach aktuellem Stand nicht verpflichtend sein. Alternativ wird daher weiterhin die Möglichkeit bestehen, individuelle Berichte beim BAFA einzureichen.

Nach Maßgabe des LkSG, müssen Unternehmen ihren Bericht spätestens vier Monate nach Ablauf des vorangegangenen Geschäftsjahres dem BAFA übermitteln und diesen sieben Jahre auf der eigenen Internetseite zur Verfügung stellen. Unberührt davon bleibt die Pflicht zur fortlaufenden internen Dokumentation im Zusammenhang mit Sorgfaltspflichten entlang der Lieferketten.

Umfang und Inhalt des Fragenkataloges

Einige der Fragen sind nach dem LkSG verpflichtend, andere sind freiwillig und umfassen sowohl Multiple-Choice-Möglichkeiten als auch Freitextfelder. Letztere können genutzt werden, um individuelle Prozesse oder sonstige unternehmensspezifische Besonderheiten darzustellen und zu erläutern.

a) Stammdaten

Zunächst müssen die Stammdaten und Informationen der jeweiligen Organisation angegeben werden. Ebenso sollte eine verantwortliche Kontaktperson für eventuelle Rückfragen eingetragen sein. Darüber hinaus können freiwillige Angaben zur Unternehmens- als auch der Beschaffungsstruktur gemacht werden.

b) Compliance-Management-Strukturen, Präventions- und Abhilfemaßnahmen

Im Anschluss daran folgen umfassende Berichtspflichten hinsichtlich der konkreten Unternehmens- und Compliance-Management-Strukturen. Besonders relevant sind die Themenfelder: Strategie und Analyse sowie Präventions- und Reaktionsmaßnahmen bei Umwelt- und Menschenrechtsfragen innerhalb des Unternehmens und entlang der Lieferketten.

Es folgen Fragen zur Risikoexposition, zum Umgang mit festgestellten Verletzungen sowie zu Abhilfemaßnahmen. Diese werden jeweils unterteilt in Informationen zum eigenen Geschäftsbereich sowie unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern. Ein besonderer Fokus liegt auf der Risikoanalyse und den Präventionsmaßnahmen. Im Zuge dessen wird auch abgefragt, wie im Unternehmen zu LkSG-relevanten Themen und Erkenntnissen kommuniziert wird.

c) Beschwerdemanagement

Zum Abschluss wird das Vorhandensein, die qualitative Ausgestaltung und der Zugang zu internen Beschwerdeverfahren hinterfragt. Der Fragebogen schließt mit einer Selbsteinschätzung des eigenen Risikomanagements des vergangenen Geschäftsjahres und einer Bewertung der eigenen Maßnahmen ab.

Hinweise zum Fragenkatalog

Der Fragenkatalog gibt außerdem eine grobe Hilfestellung zum Umgang mit der Pflicht zur Berichterstattung. Beispielsweise stellt das BAFA klar, dass nicht nur Konzernober-, sondern auch in den Anwendungsbereich des LkSG fallende Tochtergesellschaften eigene Berichte einreichen und veröffentlichen müssen. Gleichzeitig gibt das BAFA Hinweise, inwieweit Textpassagen aus anderen Berichten in einer Unternehmensgruppe übernommen werden können oder verwiesen werden darf.

Neben der Berichtserstattungspflicht selbst wird die auf dem Fragebogen beruhende Berichterstattung auch im Rahmen von Kontrollen durch das BAFA eine entscheidende Rolle spielen. Die Anzahl zufälliger Stichproben durch das BAFA basieren auf der Glaubwürdigkeit der eingereichten Antworten. So sollen sich etwa freiwillige Angaben der Unternehmen insoweit vorteilhaft auswirken können, dass im Falle risikobasierter Kontrollen nur eine verkürzte Prüfung durch das Amt stattfinden wird. Auch die zahlreichen Freitextfelder sollen Gelegenheit geben, Informationen und Prozesse detailliert darzulegen, was laut BAFA angemessen gewürdigt werde. Unternehmen werden insbesondere die Möglichkeit haben, im Falle eines eindeutigen „Ja“ oder „Nein“ ihre Angaben durch ein Freitextfeld näher zu erläutern.

Was ist zu tun?

Der Fragenkatalog des BAFA macht deutlich, wohin die Reise gehen wird: Durch einen möglichst hohen Automatisierungsgrad möchte das BAFA verhindern, dass es sich einer Vielzahl unterschiedlich strukturierter Berichte nach § 10 Abs. 2 LkSG ausgesetzt sieht.

Trotzdem sollte jedes Unternehmen die Nutzung des Online-Fragebogens zur Berichterstattung gut abwägen. Der Fragebogen sieht insoweit nämlich auch die Möglichkeit vor, sich selbst zu belasten und sich damit dem Risiko eines Bußgelds auszusetzen. Anstatt hier ggf. verkürzt zu antworten, sollte in problematischen Fällen im Rahmen einer ausführlichen Einzelfallprüfung insbesondere eine individuelle Berichtsfassung erwogen werden.

Adressaten des LkSG sollten sich daher zeitnah mit den Anforderungen, die sich aus dem Fragenkatalog ergeben, auseinandersetzen.

Update 07. November 2022: Es mehren sich Hinweise darauf, dass das BAFA die Nutzung der zur Verfügung gestellten Online-Eingabemaske als (inhaltlich) verpflichtend ansehen könnte, insbesondere um eine Vergleichbarkeit hinsichtlich des inhaltlichen Aufbaus der Berichte zu gewährleisten. Das LkSG sieht in § 12 Abs. 1 LkSG allein die Schaffung eines Zugangs zur elektronischen Übermittlung von Berichten vor. Ob diese Regelung soweit reicht, dass hiervon auch verbindliche inhaltliche Vorgaben erfasst sind, erscheint fragwürdig. Eine Klarstellung durch das BAFA in diesem Punkt wäre wünschenswert.

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