Bürokratieentlastungsgesetz IV – Praxisfragen & Antworten

Die Arbeitswelt wird zunehmend von der Digitalisierung geprägt. In diesem Umfeld gewinnt die Vereinfachung bürokratischer Prozesse stetig an Bedeutung, um Unternehmen zu entlasten und effizientere Arbeitsabläufe zu etablieren. Dieses Ziel verfolgt auch das am 1. Januar 2025 in Kraft getretene Vierte Bürokratieentlastungsgesetz („BEG IV“), mit dem der scheidende Gesetzgeber den Abbau administrativer Hürden und die Digitalisierung in der Wirtschaft fördern will.

Bereits im Oktober 2024 haben wir über die mit dem BEG IV verbundenen Formerleichterungen im Arbeitsrecht berichtet (s. unseren Beitrag v. 18. Oktober 2024). Nach Inkrafttreten des Gesetzes stellen sich in der Praxis Fragen dazu, was Arbeitgeber bei der Umsetzung des BEG IV berücksichtigen müssen und wie sie die neuen Formvorgaben optimal nutzen können. Der folgende Beitrag beleuchtet die praktischen Folgen des Gesetzes aus arbeits- und IT-rechtlicher Sicht und bietet Hilfestellungen für die Anwendung der neuen Formvorgaben nach dem BEG IV.

1. Die „modifizierte Textform“ nach dem Nachweisgesetz in der Praxis

1.1 Wie erfolgt der Abschluss eines Arbeitsvertrags nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG n. F.? Reicht dazu eine separate E-Mail des Bewerbers oder muss er in der E-Mail konkret das Angebot in Bezug nehmen?

Bereits nach bisheriger Rechtslage bedurfte es für den Abschluss eines wirksamen Arbeitsvertrags keiner bestimmten Form. Allerdings war der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz („NachwG“) in schriftlicher Form (§ 126 BGB) zu erteilen. Seit dem 1. Januar 2025 können Arbeitgeber Arbeitsverträge und die hierin enthaltenen wesentlichen Arbeitsbedingungen elektronisch an den Bewerber versenden.

Nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG n. F. genügt für die Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen die Textform (§ 126b BGB). Erfolgt die Übersendung der wesentlichen Arbeitsbedingungen elektronisch, müssen die weiteren im Gesetz geregelten Vorgaben eingehalten werden. Dazu müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen dem Mitarbeiter zugänglich gemacht werden und von diesem gespeichert und ausgedruckt werden können. Der Arbeitgeber muss dem Mitarbeiter bei der Übermittlung zudem dazu auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen (sog. modifizierte Textform).

Für den Abschluss eines Arbeitsvertrages genügt dann das Versenden einer separaten E-Mail durch den Bewerber, in welcher dieser den Empfang des Arbeitsvertrages samt wesentlicher Arbeitsbedingungen bestätigt und dem Vertragsabschluss zustimmt, d. h. das in der E-Mail formulierte Angebot konkret in Bezug nimmt. Dabei ist es ratsam, dass Arbeitgeber und Bewerber ihre Erklärungen im gleichen Format austauschen und vorzugsweise in einem einheitlichen Dokument festhalten. Der Austausch sollte durch eine fortlaufende E-Mail-Korrespondenz nachvollziehbar dokumentiert werden. 

1.2 Kann auf den Nachweis nach § 2 NachwG verzichtet werden? Was ist sonst noch beachtlich?

Enthält der Arbeitsvertrag bereits die nach § 2 Abs. 1 NachwG erforderlichen Angaben und wurde er in der dargestellten elektronischen Form an den Mitarbeiter übermittelt, entfällt ein zusätzlicher Nachweis der Arbeitsbedingungen (§ 2 Abs. 5 NachwG).

Ausnahmsweise haben Arbeitgeber auf Verlangen des Mitarbeiters die Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich zu erteilen (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG a. F.).

Es gilt zu beachten, dass die modifizierte Textform nur für den Abschluss unbefristeter Arbeitsverträge gilt. Befristete Arbeitsverträge – mit Ausnahme der Befristung auf das Erreichen der Regelaltersgrenze (§ 41 Abs. 2 SGB VI) – bedürfen zu ihrer Wirksamkeit weiterhin der Schriftform gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG. 

1.3 Müssen beim Versand von Vertragsdokumenten per E-Mail Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden (z. B. Passwort oder Verschlüsselung)?

Es besteht keine allgemeine Regelung zur Verschlüsslung und Sicherung des E-Mail-Verkehrs im Zusammenhang mit dem Versand der in Textform zulässigen Dokumentationen. Insbesondere bedarf es keiner datenschutzrechtlichen Verschlüsselung bei der Versendung von E-Mails.

Im Hinblick auf die Versendung wesentlicher Arbeitsbedingungen i. S. d. § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG n. F. in elektronischer Form gilt es allerdings zu beachten, dass der Arbeitgeber die E-Mail mit einem entsprechenden Übermittlungs- oder Empfangsnachweis ausstatten muss. Darüber hinaus ist für die elektronische Form keine bestimmte Signatur – auch keine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB – vorgesehen.

In Abweichung hierzu gilt bei der Erteilung des Arbeitszeugnisses die elektronische Form (§ 630 S. 3 BGB n. F.). Danach ist der Arbeitgeber als Zeugnisaussteller verpflichtet, das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Ein Rückgriff auf die Schriftform muss hierbei zwingend erfolgen, wenn die qualifizierte elektronische Signatur wegen der daraus ersichtlichen Zeitangabe unzulässige Rückschlüsse zulasten der Mitarbeiter ermöglicht. Dies ist etwa der Fall bei einer Rückdatierung, die im Rahmen einer Zeugnisberichtigung rechtlich erforderlich ist.

Obwohl eine Verschlüsselung sowie eine gesonderte Sicherung der Dokumentation nicht erforderlich sind, könnten diese in bestimmten Situationen dennoch sinnvoll sein, insbesondere wenn besonders schützenswerte Daten übermittelt werden. Es ist ratsam, die Sicherheit des E-Mail-Verkehrs durch organisatorische und technische Maßnahmen (z. B. zusätzliche Passwortsicherung) zu gewährleisten, um mögliche Risiken eines unbefugten Zugriffs zu minimieren.

1.4 In welcher Form erfolgt der „Empfangsnachweis“ nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG bei Übermittlung der Arbeitsbedingungen und was droht bei unterlassener Aufforderung des Arbeitgebers bzw. Nichtabgabe des Empfangsnachweises durch den Mitarbeiter? 

Derzeit geht die herrschende Meinung hinsichtlich der Anforderungen an die Empfangsbestätigung nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG n. F. davon aus, dass eine Lesebestätigung oder eine Empfangsbestätigung per E-Mail zulässig ist.

Nach § 2 Abs. 1 NachwG n. F. soll der Arbeitgeber den Mitarbeiter mit der Übermittlung des Schreibens lediglich auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Auf die tatsächliche Abgabe eines entsprechenden Nachweises durch den Mitarbeiter kommt es hingegen nicht an. Demgegenüber verlangt die dem NachwG zugrundeliegende EU-Richtlinie, dass der Arbeitgeber einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis tatsächlich erhält (Art. 3 Satz 2 RL (EU) 2019/1152). Die Richtlinie selbst enthält ebenfalls keine Formvorschrift für den Empfangsnachweis, sodass der Nachweis wohl nur der Beweissicherung für den Streitfall dient. Dementsprechend sollte eine Lesebestätigung bei einem per E-Mail versandten Informationsschrieben ausreichen.

Die Erforderlichkeit eines Empfangsnachweises drängt sich auch bei Niederschriften in Textform auf, die nicht elektronisch übermittelt werden. Der Gesetzeswortlaut differenziert nicht hinsichtlich der Art der Übermittlung, sodass auch in diesen Fällen der Arbeitgeber zu Beweiszwecken einen Empfangsnachweis verlangen sollte.

Unterlässt der Arbeitgeber hingegen die Aufforderung, liegt ein Verstoß gegen die Pflicht zur Nachweiserteilung und damit eine Ordnungswidrigkeit nach § 4 Abs. 1 Nr. 2 NachwG n. F. vor, die mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro geahndet werden kann. Bei Rechtsstreitigkeiten treffen den Arbeitgeber zudem Beweisschwierigkeiten hinsichtlich der vereinbarten Arbeitsbedingungen. Die Nichtabgabe des Empfangsnachweises durch den Mitarbeiter stellt hingegen kein sanktionierbares Verhalten dar. Im Zweifel trägt der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast für den Zugang der Niederschrift nebst Aufforderung zur Abgabe eines Empfangsnachweises. Daher sollte der Arbeitgeber den Mitarbeiter zwingend erneut um Abgabe des Empfangsnachweises bitten und notfalls auf die klassische Zustellung in Schriftform gegen Zustellungsnachweis zurückgreifen, wenn der Mitarbeiter nicht reagiert. 

1.5 Müssen die Datenschutzhinweise des Unternehmens angepasst werden?

Ob und inwieweit Anpassungsbedarf besteht, richtet sich nach dem Inhalt der bestehenden Beschäftigtendatenschutzhinweise im Unternehmen. Bei der Versendung eines Arbeitsvertrags per E-Mail sowie der Speicherung der Empfangsbestätigung und der Antwort des Bewerbers verarbeitet der Arbeitgeber personenbezogene Daten des Bewerbers (insbesondere die E-Mail-Adresse des Bewerbers und die Inhalte der Antwort-E-Mail). Diese Verarbeitungen müssen, insbesondere unter Nennung der verfolgten Zwecke, anwendbaren Rechtsgrundlagen und der Speicherdauer, in den Beschäftigtendatenschutzhinweisen abgebildet sein. Einige Unternehmen werden in ihren Datenschutzhinweisen bereits einen Abschnitt aufgenommen haben, der Verarbeitungen im Zusammenhang mit der E-Mail-Kommunikation mit Bewerbern abdeckt. Auch in solchen Fällen sollten Unternehmen jedoch kritisch prüfen, ob die Hinweise die genannten Verarbeitungen vollständig erfassen. Denn es können sich Abweichungen zu üblicher E-Mail-Kommunikation ergeben, insbesondere, weil zu Zwecken des Nachweises des Vertragsschlusses längere Speicherfristen notwendig sind als bei üblicher E-Mail-Kommunikation mit Bewerbern.

1.6 Gibt es weitere Anforderungen an PDFs etc., die für den Versand genutzt werden (u. a. Benennung des Erstellers in den Dokumenteneigenschaften)?

Es bestehen keine weiteren Anforderungen an Dokumenttypen, welche zum Versand genutzt werden. Es ist jedoch ratsam, PDF-Dokumente zu verwenden, die der Bewerber nicht verändern kann und die über lange Zeiträume revisionssicher archiviert werden können (siehe dazu unter Ziff. 2). Diese Voraussetzungen erfüllt das Format PDF/A, welches speziell für diese Zwecke entwickelt wurde.

1.7 Sind per E-Mail erfolgte Absprachen zwischen Mitarbeiter und Führungskraft verbindlich? Wie kann der Arbeitgeber diese von unterbinden?

Absprachen zwischen Mitarbeiter und Führungskraft, die per E-Mail erfolgen, können grundsätzlich rechtlich verbindlich sein. Zu prüfen ist, ob für das zugrundeliegende Rechtsgeschäft eine besondere Form vorgeschrieben ist. Aus Beweiszwecken ist es insbesondere bei auf Dauer angelegten Absprachen (z. B. Homeoffice-Vereinbarung) ratsam, unternehmenseinheitliche Formvorgaben zu implementieren.

Um zu verhindern, dass eine Absprache rechtsverbindlich wird, kann der Arbeitgeber arbeitsvertragliche Regelungen – in der Regel wird es sich hierbei um Allgemeine Geschäftsbedingungen („AGB“) handeln – vorsehen, wonach Änderungen und Ergänzungen zum Arbeitsvertrag einer bestimmten Form bedürfen (z. B. Schriftform). In Unternehmen mit einem Betriebsrat können solche Formvorgaben insbesondere im Rahmen einer Betriebsvereinbarung vorgeschrieben werden. 

2. Rechtsfolgen bei Veränderungen der vom Unternehmen übersandten Dateien

2.1 Was passiert, wenn ein Bewerber / Mitarbeiter ein editierbares PDF editiert und zurücksendet und dies ggf. erst (viel) später auffällt?

Damit zwischen Arbeitgeber und Bewerber ein wirksamer Arbeitsvertrag zustande kommt, müssen beide Erklärungen einander entsprechen. Dabei ist es nicht erforderlich, dass die Erklärungen gleichlautend sind. Allerdings müssen sie sich inhaltlich klar aufeinander beziehen.

Sofern der Bewerber die wesentlichen Vertragsbedingungen in seiner Antwort inhaltlich ändert, kann die E-Mail des Bewerbers nicht als vorbehaltlose Annahme des ursprünglichen Vertragsangebots gewertet werden. Nach § 150 Abs. 2 BGB gilt eine Annahme, die mit Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Abweichungen verbunden ist, rechtlich als Ablehnung des ursprünglichen Angebots und zugleich als ein neues Angebot auf Abschluss eines Arbeitsvertrags. Rechtsfolge ist, dass kein wirksamer Arbeitsvertrag zustande kommt, solange der Arbeitgeber dieses Gegenangebot nicht ausdrücklich annimmt.

Fällt dies erst später auf und der Bewerber nimmt zwischenzeitlich die Arbeit bei dem Arbeitgeber auf, entsteht dennoch ein sogenanntes faktisches Arbeitsverhältnis zwischen den Parteien. Der Mitarbeiter kann seine Tätigkeit durch einseitige Erklärung jederzeit beenden. Er hat dabei keine Kündigungsfristen oder Formerfordernisse zu beachten.

In Anbetracht dieser Risiken sollten Arbeitgeber darauf achten, dass Dokumente, die auf den Abschluss eines Arbeitsvertrags gerichtet sind, nur als nicht veränderbare PDFs des Formats PDF/A in einer E-Mail anhängen. 

2.2 Muss das Unternehmen solche Dokumente stets gesondert prüfen?

Eine Pflicht zu einer gesonderten Prüfung besteht nicht. Es empfiehlt sich jedoch, zusätzlich zur Verwendung unveränderbarer PDF-Formate zu prüfen, ob die durch den Bewerber angehängte Dokumente mit den ursprünglichen Dokumenten identisch sind. Hierzu gibt es einfache technische Möglichkeiten, z. B. die Berechnung eines Hash-Werts auf der Basis des jeweiligen PDF-Dokuments. Ergibt eine Überprüfung einen anderen Hash-Wert als beim „Original“, weiß der Arbeitgeber, dass das Dokument bearbeitet wurde. Alternativ kann auch ein Programm zum Vergleich von Dokumenten (z. B. CompareDocs) verwendet werden.

2.3 Sind Straftatbestände im Falle der Bearbeitung von PDFs erfüllt? Muss hierauf gesondert hingewiesen werden?

Die nachträgliche Fälschung eines Arbeitszeugnisses durch den Mitarbeiter, sei es durch das Hinzufügen oder Entfernen von Informationen, Fälschen von Unterschriften oder die unwahre Darstellung der eigenen Position oder Leistungen im Unternehmen, begründet die Verwirklichung des Straftatbestandes der Urkundenfälschung gemäß § 267 StGB.

Durch die Einführung des BEG IV ergeben sich keine Besonderheiten im Hinblick auf die strafrechtlichen Konsequenzen. Insbesondere bedarf es gegenüber dem Mitarbeiter keines gesonderten Hinweises auf die strafrechtlichen Konsequenzen durch den Arbeitgeber.

2.4 Was passiert, wenn ein Mitarbeiter ein ausgestelltes Zeugnis nachträglich editiert? Haftet man als Unternehmen sobald das Zeugnis den Hoheitsbereich des Unternehmens verlassen hat?

Bislang musste das Arbeitszeugnis vom Arbeitgeber in Schriftform ausgestellt werden. Gemäß § 630 S. 2 BGB n. F. kann die Erteilung eines Arbeitszeugnisses mit Einwilligung des Mitarbeiters in elektronischer Form erfolgen. Nimmt der Arbeitgeber hingegen eine nachträgliche Berichtigung des Arbeitszeugnisses vor, ist das berichtigte Arbeitszeugnis zwingend in Papierform auszustellen und mit einer Rückdatierung zu versehen, um Nachteile für den betroffenen Mitarbeiter zu vermeiden.

Sofern der Mitarbeiter ein durch den Arbeitgeber ausgestelltes Arbeitszeugnis nachträglich bearbeitet, kann dies ebenfalls ein strafbares Verhalten i. S. d. § 267 StGB (Urkundenfälschung) darstellen (siehe Ziff. 2.3). Denn Zeugnisberichtigungen dürfen grundsätzlich nur vom Aussteller vorgenommen werden, nicht jedoch durch den Mitarbeiter selbst.

Der Mitarbeiter trägt die alleinige Verantwortlichkeit für das in Verkehr gelangen eines nachträglich bearbeiteten Arbeitszeugnisses. Trotzdem bietet es sich auch im Hinblick auf elektronisch ausgestellte Zeugnisse an, diese in einem nicht veränderbaren PDF/A-Format zu übersenden, um eine nachträgliche Veränderung möglichst zu erschweren.

3. Müssen Betriebsvereinbarungen zur elektronischen Personalakte angepasst werden?

Für Arbeitgeber empfiehlt es sich, bei der Einführung elektronischer Personalakten im Unternehmen eine Anpassung der geltenden Betriebsvereinbarungen vorzunehmen. Dabei sollten insbesondere spezielle Regelungen zur Digitalisierung der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter sowie im Hinblick auf Zugriffs- und Einsichtsrechte vereinbart werden. Zugriffsrechte sollten eng gefasst und nur an Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie an wenige Betriebsratsmitglieder vergeben werden, um einen hinreichenden Schutz der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter zu gewährleisten. Den Mitarbeitern muss ein individuelles Einsichtsrecht in ihre Personalakte gewährt werden.

Schließlich sollten Datenschutz- und Verarbeitungsregelungen im Rahmen einer Anpassung von Betriebsvereinbarungen vereinbart werden, insbesondere zu Art und Umfang der in der elektronischen Personalakte enthaltenen personenbezogenen Daten sowie den jeweils geltenden Löschfristen.

4. Können Abmahnungen auch per SMS / WhatsApp versendet werden?

Der Arbeitgeber ist bei dem Ausspruch einer Abmahnung nicht an die Einhaltung einer bestimmten Form gebunden. Die Versendung einer Abmahnung gegenüber dem betroffenen Mitarbeiter auf elektronischem Wege, beispielsweise per SMS oder WhatsApp, ist daher grundsätzlich möglich.

Dennoch empfiehlt es sich, eine Abmahnung jedenfalls in Textform per E-Mail auszusprechen. Denn der Arbeitgeber trägt im Hinblick auf die Wirksamkeit einer von ihm ausgesprochenen Kündigung die Beweislast dafür, dass dem betroffenen Mitarbeiter die zuvor erteilte Abmahnung zugegangen ist und er diese zur Kenntnis genommen hat. Die Versendung einer Abmahnung auf elektronischem Wege birgt somit für den Arbeitgeber beweisrechtliche Risiken. Entsprechend § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG kann der Zugang durch die Abgabe einer Empfangsbestätigung sichergestellt werden.

Sofern die Versendung einer Abmahnung dennoch per SMS / WhatsApp vorgenommen werden soll, ist zwingend darauf zu achten, diese mit einer Empfangsbestätigungsfunktion auszustatten, um Beweisrisiken abzuwenden.

Fazit

Insgesamt bringt das BEG IV eine Vielzahl von Formerleichterungen und trägt maßgeblich dazu bei, bürokratische Hürden in der Arbeitswelt abzubauen. Die kommenden Jahre werden zeigen, welche Entwicklungen und praxistauglichen Ansätze sich in Unternehmen etablieren. Die neuen Formerleichterungen dürfen allerdings nicht unüberlegt eingesetzt werden. Durch die modifizierte Textform entstehen für Arbeitgeber gleichzeitig neue Herausforderungen: besondere Relevanz haben beweisrechtliche Risiken im Zusammenhang mit Vertragsschlüssen sowie der etwaigen nachträglichen Veränderung von Vertragsdokumenten. Arbeitgeber müssen daher geeignete Maßnahmen treffen, damit die übermittelten Dokumente rechtssicher erstellt, übermittelt und vor nachträglichen Veränderungen geschützt werden. 

 

Zurück zur Übersicht