Ein Meldesystem ist ein sicherer, digitaler Kanal für das vertrauliche Melden von Gesetzesverstößen.

Das Meldesystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich, meist auch anonym, online oder per Telefon zu melden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des Unternehmens. Es ist daher unmöglich, zurückzuverfolgen, wer die meldende Person ist. Die Daten befinden sich gesichert in der Open Telekom Cloud. Nur diejenigen, die zum Zugriff auf das System berechtigt sind (bspw. die Verantwortlichen der Meldestelle, ein externer Ombudsmann oder Rechtsanwalt), haben Zugang zu den Informationen.

Niemand sonst!

Mit dem Meldesystem können Mitarbeitende und Externe (wie bspw. Kunden, Mandanten, Lieferanten) Gesetzesverstöße vertraulich und anonym melden. Meldende Personen können sich über den Link auf der Unternehmenswebseite einloggen und die eigene Meldung anhand von vorgegebenen Fragen oder als Freitext abgeben. Zusätzlich können Fotos oder Dateien hochgeladen werden.

Dies ist auch ohne Angabe der Mailadresse möglich:

Das System funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Schließfach. Meldende Personen vergeben nach dem Absenden einer Meldung eine PIN und erhalten daraufhin einen Zahlen-Code. Beides müssen sie aufschreiben und damit können Sie sich später wieder in das Schließfach einloggen. Berechtigte Empfänger der Meldung (bspw. die Geschäftsführung, ein externer Ombudsmann oder Rechtsanwalt) hat so die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.

Das System erlaubt zusätzlich, vor dem Absenden der Meldung eine Mailadresse anzugeben, um leichter über den Verlauf der Meldungsbearbeitung auf dem Laufenden zu bleiben. Über die Mailadresse werden Sie bspw. vom System an für Sie hinterlegte Chat-Nachrichten erinnert. Die hier angegebene Mailadresse ist für die zuständigen Bearbeiter nicht sichtbar. Die Angabe einer Mailadresse schwächt aber dennoch immer die eigene Anonymität.

Das Schließfach ist für meldende Personen nur mit PIN und Code wieder zugänglich – diese sind daher gut aufzubewahren, da diese nur einmalig vergeben werden.

Meldeberechtigt sind Mitarbeitende jeder Art, Dienstleistende und sonstige Geschäftspartner, Kunden und externe Berater (z.B. Anwälte und Buchhalter)

Der Begriff Mitarbeitende ist weit auszulegen, sodass auch ehemalige Mitarbeitende, Zeitarbeitende, sowie Bewerber und Bewerberinnen hiervon erfasst sind. Dasselbe gilt für Dienstleistende.

Potenzielle oder ehemalige Geschäftspartner, die nicht Dienstleistende sind, sind ebenfalls berechtigt.

Zu melden sind Vorfälle, die gegen anwendbare Gesetze oder interne Regeln verstoßen, wie insbesondere Korruption, Bestechung (aktives Bestechen oder sich bestechen lassen), Interessenkonflikte, betrügerische Handlungen, Missachtung von Informationssicherheits-/ Datenschutzbestimmungen, sowie sozial oder ethisch unvertretbares Verhalten.

Meldungen, die keine der oben genannten Kategorien betreffen, melden Sie bitte der zuständigen Stelle z.B. Vorgesetzten, der Compliance- oder Rechtsabteilung, der Personalabteilung, Geschäftsführung, oder dem Betriebsrat.

Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung glauben oder annehmen müssen, dass der Inhalt wahr ist, und dass Sie die Meldung ohne missbräuchliche Absicht abgeben. Es kann deshalb sein, dass die Untersuchung später ergibt, dass kein Verstoß vorliegt. In diesem Fall haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.

Klicken Sie auf der Startseite auf "Hier klicken - und Meldung abgeben." und folgen Sie den Anweisungen. Der Vorgang ist einfach und man benötig knapp 10 Minuten.

Meldungen können hier online im Meldesystem jederzeit gemeldet werden.

Im Meldesystem stehen alle Sprachen zur Verfügung, die das gewählte Unternehmen anbieten möchte. Standardmäßig wird zunächst die Browsersprache genutzt, danach ist die Sprache wählbar.

Das Meldesystem ermöglicht, Vorfälle vertraulich, anonym und online zu melden. Das Meldesystem ist unabhängig von der IT des betroffenen Unternehmens. Es ist daher unmöglich, zurückzuverfolgen, wer der oder die meldende Person ist. Nur wenige Länder (aktuell: PL) verlangen die Angabe von Kontaktdaten. Hier wird im System eine entsprechende Eingabe gefordert.

Zur Gewährleistung der eigenen Anonymität laufen die verschlüsselten Daten nicht über die unternehmenseigenen Server, sondern über einen unabhängigen, externen Server (Open Telekom Cloud in DE). Sobald im Meldesystem auf „Meldung senden“ geklickt wurde, bleibt die Anonymität, es sei denn, man entscheidet sich selber zur Offenlegung des eigenen Namens. Nur wenige Länder (aktuell: PL) verlangen die Angabe von Kontaktdaten. Hier wird im System eine entsprechende Eingabe gefordert.

Das System bietet Ihnen die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse einzugeben, damit Sie leichter über den Fortschritt der Berichtsbearbeitung informiert werden können. Das System verwendet die E-Mail-Adresse zum Beispiel, um Sie an Chat-Nachrichten zu erinnern, die für Sie gespeichert sind. Die hier eingegebene Mailadresse ist für die zuständigen Bearbeiter nicht sichtbar. Die Eingabe einer E-Mail-Adresse schwächt jedoch immer Ihre Anonymität. 

Die EU-Richtlinie verpflichtet das Unternehmen den meldenden über ergriffene oder geplante Schritte zu informieren. Für die Untersuchung des Falls und die anschließende Information der meldenden Person muss laut EU-Richtlinie eine Frist von 3 Monaten eingehalten werden. Besonders aufwändige Investigationen erlauben, je nach Fall, ein Ausdehnen dieses Zeitraums auf 6 Monate.

Nach Ablauf dieser Frist oder bei andauerndem Fehlverhalten dürfen meldende Personen Behörden und Öffentlichkeit informieren. Details finden Sie in der Kommunikation des Unternehmens

Alle Meldungen werden durch die vom Unternehmen beauftragten Personen bearbeitet. Diese entscheiden über das weitere Vorgehen und melden sich über das Meldesystem, falls Rückfragen bestehen oder zusätzliche Informationen benötigt werden. Hierzu meldet man sich erneut im Meldesystem an - mit dem 16-stelligen Zugangscode und der 4-stelligen PIN.

Geben Sie dem Unternehmen 7 Tage Zeit, um die Meldung zu beantworten.

Ja, ein Download der Meldung ist zu jeder Zeit möglich.

Der Download ist ein pdf-Dokument mit allen Bestandteilen der Meldung: die eigenen Antworten, den hochgeladenen Dokumenten und der Chat-Historie.

Meldungen werden nur von Systemberechtigten gesehen. Wer systemberechtigt ist, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt auch von der Unternehmensgröße ab - mehr dazu in der Kommunikation des Unternehmens.

Dem Unternehmen hilft es, wenn man für Rückfragen oder ergänzende Informationen zur Verfügung stehen.

Hierzu meldet man sich bitte regelmäßig im Meldesystem an - mit dem Zugangscode und der PIN.

Bei Verlust des Zugangscodes oder der PIN, lassen sich diese Faktoren nicht zurücksetzen oder reproduzieren. Zur erneuten Anmeldung im Meldesystem besteht nur die Möglichkeit eine neue Meldung zu erstellen, in dem man sich auf die bereits eingereichte Meldung bezieht.

Folgende Dateiformate zum Upload sind zulässig: .jpg, .png, .doc, .docx, .pdf, .xls, .xlsx, .csv und .txt.

Bei jedem Datei-Upload werden alle Metadaten gelöscht und es wird ein einheitlicher, anonymer Dateiname vergeben. Daher muss man selbst keine Dateien umbenennen oder die Metadaten selbst löschen.

Bitte aber zusätzlich prüfen, ob im Text oder den Bildern der hochgeladenen Dateien zu erkennen ist, dass man die Meldung abgegeben hat.

Löschen oder Schwärzen Sie diese Stellen, um die eigenen Anonymität zu schützen.

Nein, hochgeladene Dokumente und Dateien können grundlegend nicht gelöscht werden.

Das Meldesystem ist von jedem internetfähigen Eingabegerät (Handy, Tablet, Laptop, Desktop, usw.) erreichbar.

Wir empfehlen, das Meldesystem über folgende Browser zu erreichen:

Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Apple Safari, Microsoft Edge - hierbei sollte eine aktuelle Version verwendet werden.

Zudem wird immer die Verwendung des sog. privaten oder Inkognito-Modus empfohlen. Somit können Meldungen im Meldesystem via Browser abgegeben werden, ohne dass diese Seite im Browserverlauf erscheint.

Gerne stehen wir bei Rückfragen zur Technik und zum System zur Verfügung. Dabei behandeln wir die Anfragen auf Wunsch auch gerne anonym. Wir sind erreichbar unter [email protected].

Ja, das Meldesystem beendet automatisch jeden inaktiven Vorgang nach 15 min. (Auto Time-Logout).

Sobald eine Meldung im System abgesendet wurde, ist diese Meldung sofort an den Meldungsempfangenden übermittelt. Danach kann eine persönliche PIN vergeben werden (Auto Time-Logout: 60 min). Sollte das System keine PIN-Eingabe erkennen, ist die gegenseitige Kommunikation über das System nicht mehr möglich!